Organisatie

Welkom 

ORG

Organisatie » Introductie 

Hier vind je alle interne informatie, kennis en documentatie die binnen NLK relevant zijn

Inloggen

Alle medewerkers  ontvangen na indiensttreding de gegevens waarmee ze kunnen inloggen in het beveiligde deel van de website.

Ideeën

Je kan zelf meedenken en invloed uitoefenen door middel van wijzigingsvoorstellen. Wanneer je een voorstel hebt kun je dit per mail/ schriftelijk kenbaar maken bij de (office)manager. Zij neemt eventuele ingebrachtte voorstellen mee in het MT.

Wanneer je bepaalde informatie mist, laat het dan op dezelfde wijze aan ons weten.

De beheerders

De beheerders van de website zijn Sifra (directeur) en  Suzanne ((office)manager). 

Opbouw van de structuur

ORG

Organisatie » Introductie 

 

Er zijn verschillende categorieën aangemaakt. We willen u een korte uitleg geven over de indeling van de categorieën 

Actualiteiten:
In deze categorie kunt u onder andere de notulen en nieuwsberichten (intern en extern) vinden.


Organisatie:

Een beschrijving van de organisatie en diverse zaken binnen de organisatie die voor alle medewerkers relevant zijn zoals richtlijnen op het gebied van communicatie en ict, veiligheid en facilitaire zaken.

Personeelshandboek:
Informatie voor alle medewerkers met betrekking tot het personeelsbeleid binnen de organisatie, zoals de arbeidsvoorwaarden, gedragslijnen en functie-omschrijvingen. 

Besturen:
Alle processen betreffende het plannen, controleren, evalueren en bijsturen. 

Waarmaken:
Hierin worden de primaire processen beschreven. Dit zijn alle processen die direct van toepassing zijn op het product of de dienst die door onze organisatie geleverd wordt. 

Regelen:
Deze categorie bevat procesbeschrijvingen, instructies en voorbeelden van de ondersteunende processen of afdelingen. 

Kennisbank:
De kennisbank bevat handleidingen en dergelijke

Het organigram

ORG

Organisatie » Onze organisatie

 

SyslogicFileStreamProtocol://FlowchartDefinition5cebbb52a938f/file-5cebbb61c9b2c.emf

 

Inhoud tab

Geschiedenis 

ORG

Organisatie » Onze organisatie

 

Nieuw Leven kraamzorg is in 2002 ingeschreven bij de KVK als onderneming. De toenmalige eigenaar heeft daarvoor jaren als zzp-er gewerkt en kreeg zoveel werk dat zij NLK is gestart. In 2013 is de eenmanszaak overgegaan in Little Things BV waarbij de handelsnaam Nieuw Leven kraamzorg is gebleven.Inhoud tab

Missie, visie en strategie

ORG

Organisatie » Onze organisatie

 

Missie

Nieuw Leven kraamzorg is gebaseerd op een christelijke grondslag en in 2002 ontstaan vanuit een passie voor het nieuwe leven en liefde voor het vak. Wij vinden een nieuw leven iets heel bijzonders en vinden dat elke cliënt en haar gezin recht heeft op de best mogelijke zorg en een kraamtijd om nooit te vergeten. Bij het verlenen van kraamzorg houden wij rekening met de waarden en normen van het gezin en respecteren deze. Daarnaast zijn wij als kraamzorg de verbinden factor tussen het gezin en andere zorgverleners en hebben wij een cruciale rol bij vroegsignalering. Onze kraamzorg is gericht op het bieden van praktische zorg, ondersteuning, instructie en voorlichting aan de moeder, haar baby en haar gezin zowel tijdens de bevalling als in de kraamperiode. De kraamverzorgende creëert rust, helpt het zelfvertrouwen te vergroten en om een goede start te maken na de geboorte van de baby, zodat het gezin na de kraamperiode als gezond, zelfstandig en zelfredzaam gezin verder kan. Nieuw Leven kraamzorg streeft ernaar haar cliënten een compleet pakket van zorg en diensten aan te bieden rondom zwangerschap, geboorte, kraamperiode en borstvoeding wat verder gaat dan kraamzorg alleen. Daarnaast voldoet Nieuw Leven kraamzorg aan de eisen die vanuit de overheid en zorgverzekeraars worden gesteld. 

De Kernwaarden van Nieuw Leven kraamzorg zijn:

1.              Deskundig, professioneel & betrouwbaar  

Wij vinden het belangrijk om goede zorg te leveren en te weten dat onze medewerkers op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen. Om dit te realiseren worden onze medewerkers jaarlijks bijgeschoold en staan alle kraamverzorgende ingeschreven bij het kenniscentrum kraamzorg.  Wij verwachten van onze medewerkers dat zij zelf ook hun uiterste best doen bij te blijven op hun vakgebied en zo hun vakkennis en vaardigheden op peil houden.

1.              Dichtbij, persoonlijk & toegankelijk

Wij vinden het belangrijk dat lijnen kort zijn, dat zowel cliënten, medewerkers als collega’s ons weten te vinden en terecht kunnen bij diegene die hen verder kan helpen.  Wij streven ernaar dat een ieder die bij ons op kantoor binnen komt of cliënten waar wij als zorgverlener binnen komen zich veilig en prettig voelt. Wij zijn er als we er moeten zijn voor zowel cliënt als medewerker.

1.              Betrokken & passie

Wij hebben passie voor ons vak en dat zoeken wij ook in onze medewerkers. Wij verwachten van onzelf en onze kraamverzorgende dat zij hun vak met liefde uitoefenen en betrokken zijn bij de zorg die ze leveren, bij de client , bij het bedrijf en bij de ontwikkelingen binnen de geboortezorg.

1.              Samen

Wij geloven dat je samen sterker staat en dat samenwerking ervoor zorgt dat je nog meer kan bereiken. Dit geld zowel in de zorg wanneer een kraamverzorgende bij de cliënt , binnen ons als team maar ook bij de samenwerking met andere zorgverleners binnen de keten.

1.              Helder & transparant

Wij communiceren duidelijk, open en doelgericht met onze cliënten en medewerkers, bieden ruimte voor eigen initiatief en verbetersuggesties en gaan serieus om met klachten. Wij bieden onze cliënten:

1.              Kraamzorg op maat

2.              Kraamzorg in elke situatie

3.              Eén vast aanspreekpunt de zorgconsulente

4.              Een lactatiekundige in dienst voor zowel kraamverzorgende als cliënten

5.              Gratis borstvoedingsinformatieavond voor al onze cliënten

6.              24 uur per dag bereikbaarheid op de bevallings-/spoedlijn

7.              Een gratis telefonisch spreekuur voor al onze cliënten

Wij bieden onze medewerkers

1.              Salariëring en arbeidsvoorwaarde conform cao Kraamzorg; Iedere medewerker tekent een arbeidsovereenkomst en ontvangt een kopie van deze overeenkomst. In de overeenkomst is het aantal uren per periode aangegeven.

2.              Een  scholingsprogramma conform de eisen van het KCKZ

3.              Persoonlijke aandacht

4.              Vast aanspreekpunt en korte lijnen

5.              Regelmatig contact met collega’s in de vorm van werkoverleg en personeelsmiddagen 

1.              Een prettig open en gelijkwaardige werksfeer

2.              Ruimte voor meedenken, inbreng en eigen initiatief;  Iedere medewerkers kan aandachtspunten aangeven tijdens het functioneringsgesprek, tijdens werkoverleg of noteren op een verbeterformulier.

3.              jaarlijks functioneringsgesprek;

Visie

Centraal staat altijd de wens van de cliënt, zoals:

1.              De plaats waar de cliënt kraamzorg wenst.

2.              Het tijdstip waarop de  cliënt het wenst.

3.              De manier waarop de cliënt het  wenst  rekening houdend met cultuur, waarden en normen van het gezin.

4.              De juiste professional bij de juiste (zorg-)vraag (Kraamzorg op maat)

Professionaliteit: In het verder ontwikkelen van professionaliteit en kwaliteit zijn speerpunten:

1.              Blijvend ontwikkelen van deskundigheid, bejegening en beroepshouding.

2.              Nabijheid en betrokkenheid ook naar de samenwerkingspartners.

3.              Transparante leveringsvoorwaarden.

4.              Borging van veiligheid en kwaliteit.

Brede scope: Meer bieden dan alleen kraamzorg, namelijk:

1.              Gezinsgerichte ondersteuning gericht op de expliciete  vraag maar met oog en oor voor de impliciete vraag van de cliënt en het gezin.

2.              Aandacht voor het geestelijk en fysiek herstel van de kraamvrouw.

3.              Preventie door adequate voorlichting.

4.              Tijdige signalering van gezondheids-, opvoedings- en ontwikkelingsproblemen.

5.              Maatschappelijke betrokkenheid waaronder extra investering in kwetsbare gezinnen en 24-uurs bereikbaarheid.

6.              Het aanbieden van zorg gerelateerde producten in een (web)winkel.

7.              Extra diensten welke aansluiten bij de doelgroep.

Organisatiekracht: Het bundelen van onze kracht, expertise met andere kraambureaus zowel regionaal (kraamschakel) als landelijk (Bo) en samenwerking ten behoeve van:

1.              Activiteiten gericht op interdisciplinaire samenwerking in de geboorteketen vanuit een integraal zorgmodel

2.              Strategische visie op ontwikkelingen in de geboorteketen

3.              Centrale organisatie en landelijke, regionale en lokale vertegenwoordiging

4.              Kwaliteitsontwikkeling in de geboortezorgketen

Samenwerking: In de samenwerking met geboortezorgpartners wordt ingezet op:

1.              Verantwoordelijkheid daar waar het kan zo laag mogelijk in de geboortezorgketen

2.              Vlekkeloos verloop van registratie en overdracht

3.              Netwerkpositie in de wijk en met de sociale wijkteams

4.              Goede overdracht naar de jeugdgezondheidszorg

5.              Optimaliseren van de geboortezorg in de hele geboortezorgketen, waarbij de cliënt het uitgangspunt is.

Strategie

Voor de komende drie tot vijf jaar willen we onze visie zichtbaar terugzien in alles wat wij doen. Gezien de veranderingen in de altijd in beweging zijnde geboortezorg is een strategie niet altijd werkbaar  en/ of haalbaar gebleken. 

Strategie de komende drie jaar.

·       het kosten efficiënt en winstgevend maken van onze organisatie. 

·       Een samenwerking of fusie aangaan met een collega kraaminstelling. 

·       Nieuw zorgaanbod ontwikkelen. Inhoud tab

Overlegvormen

ORG

Organisatie » Onze organisatie

 

Binnen onze organisatie zijn diverse overlegvormen ingericht. Hieronder is een overzicht van deze vormen opgenomen. Elk type overleg kent een eigen samenstelling. Naast de vaste overlegvormen zijn er ook adhoc overleggen.

Directieoverleg

Doel

Doel van het directieoverleg is besluitvorming op korte termijn. Veranderingen voor de korte termijn wordt besproken waarna dit beleid wordt meegenomen naar andere vergaderingen

Frequentie/tijdstip

1 keer in de 3 maanden

Deelnemers

De directeur en officemanager.

Voorzitter

Directeur

Rapportage 

Door middel van notulen

Agenda

1.              Financiën (inclusief debiteurenbeheer)

2.              Planning en capaciteit

3.              Medewerkers

4.              Klanttevredenheid en eventuele klachten

Opmerkingen

De officemanager is verantwoordelijk voor het opstellen en verspreiden van de agenda en notulen. Tevens draagt deze zorg voor archivering van de notulen.

Medewerkersoverleg

Doel

Doel van het medewerkersoverleg is om tot een praktische benadering van de lange(re) termijndoelstelling te komen. Aandachtspunten voor de uitvoering van de zorg komen aan bod. Tevens biedt dit overleg ruimte voor teambrede discussie over vooraf aangedragen onderwerpen.

Frequentie/tijdstip

6 keer per jaar

Deelnemers

Het gehele team

Voorzitter

Directeur

Rapportage aan

Het gehele team door middel van notulen

Opmerkingen

Voorafgaand aan elk overleg wordt een verantwoordelijke aangewezen die zorg draagt voor het notuleren. 

Werkbegeleidersoverleg

Doel

Doel van het overleg is om het opleidingsplan te evalueren. En het leerproces van de kraamverzorgende i.o.te monitoren.  

Frequentie/tijdstip

4 keer per jaar

Deelnemers

Werkbegeleiders en directeur/ praktijkopleider

Voorzitter

Directeur

Rapportage aan

 werkbegeleiders, directeur en officemanager door middel van notulen

Opmerkingen

Voorafgaand aan elk overleg wordt een verantwoordelijke aangewezen die zorg draagt voor het notuleren. 

Notulen

Tijdens de diverse overleggen worden notulen gemaakt. Nadat deze notulen zijn uitgewerkt en goedgekeurd door de desbetreffende verantwoordelijke, worden deze hier gedeeld. Voor elk type overleg is een specifieke subcategorie aangemaakt om notulen gemakkelijk te kunnen terugvinden. Aan deze subcategorieën zijn toegangsrechten gekoppeld zodat medewerkers alleen toegang hebben tot notulen van overleggen waarbij zij aanwezig (mogen) zijn. In deze mappen zijn subcategorieën aangemaakt met de jaartallen waarin de notulen chronologisch dienen te worden opgeslagen. De officemanager zorgt dat vergaderdata, agenda en notulen tijdig beschikbaar zijn voor de betrokken medewerkers. 

Bereikbaarheid

ORG

Organisatie » Onze organisatie

 

Bereikbaarheid van het pand

Het kantoor is eenvoudig bereikbaar per auto en openbaar vervoer.

Onze organisatie is duidelijk herkenbaar door het logo op ons kantoorpand. De entree van het kantoor is ook voor minder validen geschikt. De ingang is voorzien van een lage drempel en er is een toilet aanwezig.

Onze organisatie is van maandag tot en met vrijdag geopend van 9:00 uur tot 17:00 uur.

LET OP!

Met ingang van 16 maart 2020 is het kantoor in verband met Corona alleen op afspraak geopend.

Telefonische bereikbaarheid

NLK is tijdens openingstijden bereikbaar op 070-3949100. Daarnaast is 06-55554980 24 uur per dag bereikbaar voor bevallingsmeldingen, PA assistentie en zorginhoudelijke vragen die niet kunnen wachten.

 

 

Medewerkerstevredenheidsonderzoek: Jouw mening telt!

ORG

Organisatie » Onze organisatie

 

Collega evaluaties

ORG

Organisatie » Onze organisatie

 

 

Onze stakeholders

ORG

Organisatie » Ons netwerk

 

Type stakeholder

Wie

Type van invloed

Interne stakeholders

Werknemers

Primaire stakeholders

 

Aandeelhouder 

Primaire stakeholder

 

 

 

Externe stakeholders

Clienten

Primaire stakeholder

 

Kraamschakel

Secundaire stakeholder

 

VSV, DVP, eerstelijnswerkgroep

Secundaire stakeholder

 

Verloskundige

Secundaire stakeholder

 

Zorgverzekeraars

Secundaire stakeholder

 

Overheid

Secundaire stakeholder

 

Lokale overheid

Primaire stakeholder

 

Opleidingen& scholen

Secundaire stakeholder

 

Onze clienten

 

ORG

Organisatie » Ons netwerk

 

Onze clienten  zijn de zwangere vrouwen die bij ons ingeschreven staan voor kraamzorg, de kraamvrouw die pas bevallen is, haar pasgeboren baby en haar overige gezinsleven. 

Wij hanteren de richtlijn bejegening clienten.

Onze clienten staan geregistreerd in ons CRM-systeem Atermes

Onze partners

ORG

Organisatie » Ons netwerk

 

Onze partners staan geregistreerd in het CRM-systeem. Hier worden een aantal van onze belangrijkste partners genoemd. De overige gegevens vindt u terug in het CRM-systeem. 

Kraamzorgorganisaties

Verloskundige Praktijk

Bureau Klasse kraamzorg

Tria Verloskundige

Lieve kraamzorg 

Eva Verloskundige

BBYZorg

Verloskundige praktijk Portland
Babycare 

Ziekenhuizen; Haga , HMC en Reinier de Graaf

 Inhoud tab

Interne telefoonlijst 

ORG

Organisatie » Communicatie

 

Alle interne telefoonnummers van de medewerkers zijn zichtbaar in de gebruikersprofielen

Gebruik e-mail

ORG

Organisatie » Communicatie

 

Voor het gebruik van e-mail gelden de volgende afspraken:

1.              Externe e-mail wordt behandeld als een ingekomen poststuk. Wanneer deze van een client afkomstig is of op een klant betrekking heeft, wordt deze afgehandeld en toegevoegd aan het clientendossier/ opgeslagen in het CRM-systeem onder de desbetreffende klant.

2.              Interne e-mail hoeft niet te worden geregistreerd. Indien de inhoud of een attachment (bijlage) betrekking heeft op een client en relevant is voor de zorg of de relatie met de client, dient deze e-mail te worden toegevoegd aan het clientendossier/ opgeslagen in het CRM-systeem.

3.              Het versturen van zakelijke berichten gebeurt uit naam van onze organisatie.

4.              Voor e-mail gelden vergelijkbare regels en beleefdheidsnormen als voor telefonische en schriftelijke communicatie.

5.              Voor e-mail geldt hetzelfde principe als voor papieren post; iedereen is zelf verantwoordelijk voor het afhandelen van de inkomende post. Wanneer je hiertoe niet in staat bent (bijvoorbeeld vanwege afwezigheid), dien je ervoor te zorgen dat anderen de e-mail afhandelen.

Niet toegestaan

Het is niet toegestaan om:

1.              Kettingbrieven op te starten of door te sturen;

2.              Ongewenste e-mail berichten (junkmail) te versturen;

3.              Berichten met een pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of anderszins aanstootgevend karakter te verzenden;

4.              Pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of anderszins aanstootgevend materiaal via de e-mail faciliteit te bekijken en/of te downloaden;

5.              Via de e-mailfaciliteit entertainment, aanbiedingen of ander materiaal met een niet-zakelijke inhoud die via attachment binnenkomt te openen;

6.              Iemand via internet of e-mail lastig te vallen.

Disclaimer

 

Onderaan een zakelijk email kun je onderstaande disclaimer toevoegen.

“De informatie verzonden met dit e-mailbericht is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde[n] en kan persoonlijke of vertrouwelijke informatie bevatten, beschermd door een beroepsgeheim. Gebruik van deze informatie door anderen dan de geadresseerde[n] en gebruik door hen die niet gerechtigd zijn van deze informatie kennis te nemen, is verboden. Indien u niet de geadresseerde bent of niet gerechtigd bent tot kennisneming, is openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en / of verstrekking van deze informatie aan derden niet toegestaan en wordt u verzocht dit bericht terug te sturen en het origineel te vernietigen.

 

 

Uitgaande communicatie

ORG

Organisatie » Communicatie

 

De huisstijl bepaalt mede het beeld dat de organisatie uitstraalt naar de buitenwereld. De huisstijl omvat meer dan het logo en de kleuren van het bedrijf. Het omvat bijvoorbeeld ook het briefpapier en de [[lettertypen]]. Er zijn regels die wij hanteren met betrekking tot de huisstijl:

1.              Zoveel mogelijk correspondentie wordt verzonden vanuit de standaard mails en brieven in het CRM systeem.

2.              Wanneer er geen standaard voorbeeld is voor een e-mail of brief, worden de volgende regels gehanteerd: 

1.              Per e-mail wordt er nooit een Word-document naar een klant verzonden. Hiervan moet eerst een PDF-document gemaakt worden. 

2.            Je sluit de e-mail af met je handtekening.

3.              Brieven die per post verzonden worden, worden afgedrukt op briefpapier.

Social media

ORG

Organisatie » Communicatie

 

Onze organisatie stimuleert het gebruik van social media, maar vraagt je bij gebruik van social media het onderstaande in acht te nemen.

1.              Op grond van goed werknemerschap ben je zelf verantwoordelijk voor het gebruik van social media en de inhoud van de berichten. Zorg dus dat je informatie deelt die niet vertrouwelijk is en onze organisatie in de brede zin van het woord (dienstverlening, clienten, etc.) niet schaadt.

2.              Je dient te vermelden vanuit wie je communiceert. Als je vanuit onze organisatie communiceert, dient dit te gebeuren vanuit ons zakelijke account. Medewerkers die met toestemming van de directie uit naam van onze organisatie communiceren, beschikken over de toegangsgegevens van ons account.

3.              Communicatie vanuit de medewerker als privépersoon dient te geschieden met een eigen gebruikersaccount.

4.              Gebruikmaking van social media, bedoeld voor privédoeleinden dient zoveel mogelijk buiten werktijd plaats te vinden.

5.              Deelnemen aan digitale netwerken die worden gepubliceerd onder naam van onze organisatie worden gebruikt op een manier die waarde toevoegt aan (het behalen van) onze organisatiedoelstellingen. Het moet er toe leiden dat collega’s beter hun werk kunnen doen, dat wij clienten beter kunnen bedienen of dat wij helpen bij het oplossen van problemen en het verbeteren van vaardigheden en kennis.

6.              Het in negatieve zin uitlaten op social media (zoals over clienten, collega’s of onze organisatie) is verboden.

7.              Het downloaden van software ten behoeve van social media is niet toegestaan tenzij toestemming is gegeven.

8.              Bij het gebruik van social media dienen de rechten van anderen, zoals het recht op privacy, beeld- , portret- en auteursrecht te worden gerespecteerd.

Bij het gebruik van social media moet het volgende worden bedacht:

1.              Het gebruik ervan is ‘real-time’, met één druk op de knop staat het bericht (ook een fout bericht) direct online.

2.              Online informatie staat misschien wel eeuwig online. Het is moeilijk om informatie naderhand te (laten) verwijderen.

 

3.              Sociale omgangsvormen gelden online net zo goed als offline. Je dient degene tot wie je je richt te respecteren. Laster, beledigingen en obsceniteit zijn ten strengste verboden.

Open communicatie en feedback

ORG

Organisatie » Communicatie

 

‘Een organisatie is zo goed als de kwaliteit van de onderlinge communicatie.’ 

Waarom willen wij open communicatie?

Open communicatie draagt bij aan een positief werkklimaat, vertrouwen en zelfvertrouwen binnen het team en vertrouwen van de afzonderlijke teamleden. Uiteindelijk heeft open communicatie een positief effect op de resultaten en doelen die het team moet bereiken.

Hoe communiceer je open ?

1.              Deel je kennis / Informeer elkaar volledig;

2.              Maak af en toe een praatje;

3.              Luister meer, praat minder;

4.              Stem je communicatie af op de ontvanger;

5.              Geef elkaar feedback;

6.              Wees eerlijk;

7.              Kom actief voor je mening uit.

Feedback geven

Binnen onze organisatie geven wij elkaar feedback, omdat dit onderdeel is van open communicatie en omdat feedback onmisbaar is in een samenwerking. Feedback is een boodschap over het gedrag of de prestaties van een ander. Het is belangrijk om feedback te geven en ontvangen. 

Feedback is niet alleen negatief. Feedback geven is ook complimenten uitdelen. Positieve feedback werkt motiverend. 

Regels voor het geven van feedback

1.              Beschrijf veranderbaar gedrag en gebruik hierbij de onderstaande 4 G’s: 

1.              Gedrag: Beschrijf het gedrag van de ander op een objectieve manier.

2.              Gevolg van gedrag: Na het benoemen van het gedrag, laat je weten wat het gevolg daarvan is. 

3.              Gevoel: Welk gevoel roept het gedrag van je collega bij jou op? 

4.              Gewenst gedrag: Geef aan welk gedrag gewenst is, zonder stil te staan bij het ongewenste gedrag. 

1.              Gebruik altijd een ik-boodschap;

2.              Laat je gesprekspartner reageren;

3.              Verken samen oplossingen of achtergronden.

Waar moet feedback aan voldoen?

Feedback moet je zo snel mogelijk geven. De feedback moet gericht zijn op de inhoud van de boodschap en niet op de persoon van de spreker. 

Regels voor het ontvangen van feedback 

1.              Interpreteer feedback niet als een aanval op jou als persoon;

2.              Schiet niet onmiddellijk in de verdediging: Luister naar wat een collega te zeggen heeft; 

3.              Vraag door naar wat de ander precies bedoelt en probeer de feedback te begrijpen;

4.              Toon waardering voor de feedback: Iemand geeft feedback om je te helpen, verbeteren of leren of om zijn waardering te tonen. Bedankt hem hiervoor. 

5.              Beoordeel de feedback;

6.              Besluit wat je met de feedback gaat doen.

Huisregels m.b.t. bezoekers

ORG

Organisatie » Bezoekers

 

Onze organisatie heeft huisregels voor bezoekers opgesteld om de veiligheid en het comfort van onze medewerkers en andere aanwezigen in ons kantoorpand te vergroten. De huisregels zijn hieronder opgenomen.

Huisregels

Wij hanteren de volgende gedragsregels en maatregelen:

1.              Bezoekers dienen zich direct te melden bij de balie;

2.              Huisdieren in het kantoorpand zijn niet toegestaan met uitzondering van hulphonden;

3.              Bezoekers kunnen worden aangesproken op hun verbale gedrag indien dit niet past bij de algemeen geldende fatsoensnormen;

4.              Het bedreigen dan wel lastig vallen van medewerkers of andere bezoekers wordt niet getolereerd. De politie wordt in dit geval direct ingeschakeld;

5.              Bij het aanrichten van vernielingen wordt de politie ingeschakeld voor proces-verbaal; de kosten worden op de bezoeker verhaald;

6.              Het bezit van wapens in welke vorm dan ook is binnen ons kantoorpand  verboden;

7.              Binnen het kantoorpand is roken verboden. Medewerkers of bezoekers die willen roken, dienen dit te doen op de daarvoor aangewezen rookplek buiten in de tuin;

8.              Drugsgebruik binnen het kantoor is verboden;

9.              Bij handtastelijk gedrag en lichamelijk geweld wordt eveneens de politie ingeschakeld;

10.           Indien bezoekers zich niet aan bovengenoemde regels houden, kunnen zij rekenen op passende maatregelen. Hierbij kan het gaan om het aanspreken op het onwenselijke gedrag tot verwijdering uit ons kantoor door de politie. Zo nodig doen wij aangifte bij de politie bij strafbare handelingen. Eventuele schade verhalen wij op diegenen die het hebben veroorzaakt;

11.           Afval dient te worden weggegooid in de daarvoor bestemde afvalemmers;

12.           Ongewenste omgangsvormen worden binnen onze organisatie niet getolereerd en moeten direct worden gemeld bij de vertrouwenspersoon. Binnen onze organisatie is CVP de externe vertrouwenspersoon. De met de vertrouwenspersoon gevoerde gesprekken zijn strikt vertrouwelijk en blijven geheim;

 

13.           Een EHBO-doos is  aanwezig. Inhoud tab

Gebruik van internet

ORG

Organisatie » Ict-richtlijnen

 

Ten aanzien van het gebruik van internet gelden de volgende afspraken:

1.              Het downloaden van programma’s van het internet en/of het zelfstandig installeren van software is uitsluitend toegestaan in opdracht.

2.              Het is niet toegestaan om op internet: 

1.              sites met een pornografisch, racistisch of anderszins discriminerend of aanstootgevend karakter te bezoeken;

2.              chat-/babbelboxen of forums te bezoeken;

3.              sites die betrekking hebben op gokken en kansspelen te bezoeken;

4.              entertainment of ander materiaal dat niet zakelijke inhoud bevat te downloaden;

5.              zich ongeoorloofd toegang te verschaffen tot niet openbare bronnen op het internet;

6.              opzettelijk informatie, waartoe men via het internet toegang heeft verkregen, zonder toestemming te veranderen of te vernietigen;

7.              opzettelijk materiaal dat een virus bevat te downloaden;

8.              zonder voorafgaande toestemming betaalde internetdiensten te bezoeken voor zakelijke en privédoeleinden.

1.              De directeur behoudt zich het recht voor het gebruik van internet diensten door medewerker te controleren;

2.              Het tijdens de pauzes voor privédoeleinden gebruikmaken van internet is toegestaan voor zover er geen misbruik van het internet wordt gemaakt bijvoorbeeld voor het bouwen van een eigen site, het bezoeken van onzedelijke, discriminerende sites, etc. De directeur is gerechtigd om het internetgebruik per medewerker te controleren en zo nodig sancties uit te voeren indien hier aanleiding toe bestaat;

 

3.              Persoonlijke gegevens, voortkomend uit controle van het gebruik van het internet, worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, namelijk het toepassen van eventuele sancties.Klik op de bewerken-knop om deze tekst te wijzigen. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Software en ict-ondersteuning

ORG

Organisatie » Ict-richtlijnen

 

Als organisatie zijn wij afhankelijk van computertechnologie. Processen zijn geautomatiseerd, communicatie met klanten vindt veelal plaats door middel van internet en e-mail en belangrijke (klant)data is opgeslagen in ons CRM-systeem. Voor het gebruik van onze software en systemen zijn regels opgesteld die bijdragen aan de continuïteit van onze organisatie. Deze zijn vastgelegd in het artikel Gebruik van Ict.

Binnen onze organisatie is één systeembeheerder werkzaam. Deze draagt naast het algemene systeembeheer zorg voor de afhandeling van vragen en kleine problemen. Daarbij wordt de systeembeheerderondersteund door een extern automatiseringsbedrijf [NAAM]. Ondersteuning betreft levering van nieuwe hardware, specialistische kennis inzake netwerk- en systeembeheer.

De volgende software wordt binnen onze organisatie gebruikt:

1.              CRM-systeem Atermes;

2.              Boekhoudsoftware UNIT4;

Onze organisatie werkt alleen met software van gerenommeerde partijen die als betrouwbaar in de markt bekend staan en een goede continuïteitszekerheid hebben. Dit doe we om te voorkomen dat applicaties niet voldoen aan onze eisen ten aanzien van integriteit, juiste werking en continuïteit.

De toegang tot de software en de bestanden is geregeld via gebruikersnamen en wachtwoorden.

Gebruik van ict

ORG

Organisatie » Ict-richtlijnen

 

Wij hebben binnen onze organisatie afspraken gemaakt over een verantwoord gebruik van ict-middelen door allen die bij ons werkzaam zijn. Onder ict-middelen vallen computersystemen, software, en internet waaronder social media en e-mail. De wijze waarop wij met deze communicatiemiddelen omgaan is in verschillende artikelen beschreven.

 

Uitgangspunt gemaakte afspraken

Uitgangspunt bij de afspraken die wij binnen onze organisatie hebben gemaakt, is een zakelijk en professioneel gebruik van de communicatiemiddelen, waarbij zorgvuldig en integer handelen, alsmede onze integriteit en goede naam in acht wordt genomen. Deze instructie maakt geïntegreerd onderdeel uit van de arbeidsvoorwaarden van medewerkers.

Risico’s verbonden aan het gebruik worden zoveel mogelijk vermeden, zodat onze interne ict-structuur optimaal beschikbaar blijft voor ons gebruik. Medewerkers worden verplicht kennis te nemen van deze regeling en worden geacht in overeenstemming hiermee te handelen. Indien misbruik blijkt, staan hier sancties op. 

Gebruik systemen algemeen

De ict-infrastructuur is kwetsbaar en is daarom beveiligd. De kwetsbaarheid vraagt bij het gebruik om speciale aandacht op de volgende punten:

1.              Inlognaam en wachtwoord zijn persoonsgebonden en geven toegang tot de computersystemen;

2.              Het downloaden van software is niet toegestaan.

3.              Gratis software mag niet worden gebruikt wanneer deze niet vanuit onze organisatie beschikbaar is gesteld;

4.              Onbedoelde inbreuken op beveiliging, van binnenuit of van buitenaf, dienen onmiddellijk te worden gemeld. 

5.              In het algemeen geldt voor het gebruik van internet en e-mail op de werkplek dat dit bedoeld is ter ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden. Het is dan ook uitsluitend toegestaan internet- en e-maildiensten onder werktijd voor zakelijke doeleinden te gebruiken. Buiten werktijd en tijdens pauzes is privégebruik uitsluitend mogelijk met toestemming; dit gebruik dient echter tot een minimum beperkt te blijven.

6.              Medewerkers worden op de hoogte gesteld van de inhoud van dit artikel en dienen dit te onderschrijven en verplichten zich hiernaar te handelen.

7.              Na ernstige niet-nakoming van de afspraken zal de directie een formele, schriftelijke waarschuwing aan betreffende medewerker geven;

8.              Wanneer na de formele waarschuwing nog steeds sprake is van niet-nakoming van de afspraken, volgt ontbinding van de arbeidsovereenkomst zonder vergoeding (BW art. 7: 685).

9.              Bij het niet nakomen van de afspraken voortvloeiende uit dit artikel, zullen door de directie disciplinaire maatregelen worden getroffen.

Waarborgen

Om de veiligheid van ons netwerk te waarborgen en toe te zien op een zorgvuldig gebruik in overeenstemming met deze instructies, zijn waarborgen getroffen. Zo hanteert onze organisatie toezicht. Het toezicht op het gebruik kan bestaan uit het steekproefsgewijs controleren van het gebruik van internet en e-mailverkeer wanneer er vermoeden van misbruik bestaat.

Binnenkomend internet- en e-mailverkeer wordt door speciale antivirus- en antispywaresoftware zo goed mogelijk gecontroleerd op bijvoorbeeld virussen en spyware. Bevat een e-mailbericht een virus of spyware, dan wordt het bericht automatisch tegengehouden. 

Sancties

Bij handelen in strijd met deze instructie, het organisatiebelang of de algemeen geldende normen en waarden voor het gebruik van internet, kunnen afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding maatregelen worden getroffen. Hierbij gaat het om disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen zoals berisping, schorsing en beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Veiligheid ict

ORG

Organisatie » Ict-richtlijnen

 

Ict is een belangrijk aspect wanneer het gaat om de continuïteit van onze organisatie. Om deze reden zijn diverse maatregelen genomen om de continuïteit van zowel hard- als software evenals de integriteit van de (bedrijfskritische) data te kunnen waarborgen:

 

1.              De toegang tot data is beveiligd. Alleen gebruikers met een gebruikersnaam en een wachtwoord hebben toegang tot (delen van) de data;

2.              De toegang tot mobiele apparaten zoals notebooks, tablet-pc’s en smartphones is beveiligd met een toegangcode om te voorkomen dat derden (onbevoegd) toegang krijgen tot de data;

3.              (Geactiveerde) computers (ook laptops, smartphones en andere mobiele apparaten) dienen onder toezicht te blijven van de eigenaar en mogen niet (zonder beveiliging) onbeheerd achter gelaten worden (zoals in auto, trein, etc.);

4.              Onze systemen zijn beveiligd tegen virussen en spyware door middel van antivirussoftware, antispywaresoftware en een firewall;

 

Wachtwoordenbeleid

ORG

Organisatie » Ict-richtlijnen

 

Wachtwoorden moeten geheim worden gehouden. Medewerkers ontvangen de codes die zij nodig hebben.

De officemanager is verantwoordelijk voor het vernieuwen van de wachtwoorden van de systemen waar wij mee werken.

Omgaan met spam/virussen

ORG

Organisatie » Ict-richtlijnen

 

Regelmatig worden er e-mails verstuurd die een virus bevatten. Onze organisatie maakt gebruik van een spamfilter om deze e-mails te filteren. Wanneer er toch een e-mail binnenkomt die je niet vertrouwt, open deze dan niet en overleg eerst met de de directeur. 

Internet phising

ORG

Organisatie » Ict-richtlijnen

 

Phishing is een vorm van internetfraude waarmee fraudeurs proberen om via e-mail achter je bankgegevens te komen. Fraudeurs lokken je naar een valse (bank)website. Dit is een kopie van de echte website van de bank. Hier word je verzocht om je inlognaam en wachtwoord in te voeren. Op deze manier krijgt de fraudeur de beschikking over jouw gegevens. Dat kan vervelende consequenties hebben.

Lees verder op de speciale pagina over phishing van de politie.

Grote bestanden versturen 

ORG

Organisatie » Ict-richtlijnen

 

Als je grote bestanden wilt versturen, kun je WeTransfer gebruiken.

Inbraak- en brandbeveiliging

ORG

Organisatie » Veiligheid

 

Onze organisatie is beveiligd tegen inbraak en brand.

Inbraakbeveiliging

Onze organisatie is gevestigd in een kantoorpand met degelijk hang- en sluitwerk. Daarnaast worden waardevolle spullen opgeborgen in de brandveilige archiefkasten en in de kluis.

Brandbeveiliging

Ons pand heeft een rookmelder.  Tevens is er een brandblusser  en blusdeken aanwezig. Ook heeft ons pand een aantal nooduitgangen die door middel van diverse markeringen worden aangegeven. De blusmiddelen worden één keer per jaar door een erkend bedrijf gecontroleerd. Dit wordt geregeld door de office manager. Op het keuringsbewijs (aanwezig op het blusmiddel) is de laatste keuringsdatum te vinden. De voorruimte heeft aan 2 kanten ramen en een deur waardoor  je het pand kan verlaten. Vanuit de keuken, de verloskundige kamer en en het archief kun je door een deur naar de tuin. In de verloskundige kamer is een lichtgewicht ladder aanwezig welke gebruikt kan worden om over de schutting te klimmen.

Kluis

Ons pand is voorzien van een kluis. In deze kluis zijn onder andere waardevolle zaken en contant geld opgeborgen. 

Sleutels

ORG

Organisatie » Veiligheid

 

Om toegang te hebben tot het pand heb je de sleutel(s) nodig. Wanneer je deze kwijtraakt, kun je dit melden bij de office manager. Voor de ontvangst van de sleutels wordt door het betreffende personeelslid een sleutelverklaring  ondertekend.  De office manager houdt bij wie een sleutel heeft van het pand. Bij uitdiensttreding neemt de officemanager de sleutel(s) weer in. 

Pand openen

‘s Ochtends wordt het pand geopend door de officemanager.

Pand afsluiten

Degene die als laatste het pand verlaat controleert ook of ramen en deuren zijn gesloten, de verwarming op 18˚C  staat en verlichting is uitgeschakeld.

 

De bedrijfshulpverlener (BHV)

ORG

Organisatie » Veiligheid

 

Een bedrijfshulpverlener (BHV’er) is een werknemer van een bedrijf. Volgens de wet dient iedere organisatie over een BHV’er te beschikken. Een BHV’er handelt snel en juist bij gevaarlijke situaties die in het bedrijf kunnen voorkomen. 

De taken van een BHV’ers zijn: 

1.              Eerste hulp verlenen bij ongevallen; 

2.              Brand bestrijden en gevolgen van ongevallen beperken;

3.              Alarmeren en evacueren van alle personen in het bedrijf in een noodsituatie. 

Wat moet er aanwezig zijn in het pand om de taak van BHV’er goed uit te kunnen voeren?

EHBO

1.              Trommel;

Brandbestrijding 

1.              Blusapparaat; 

2.              Blusdeken;

Wat controleert de BHV’er?

1.              Vluchtroute;

2.              Aanwezigheid en werking van bovenstaande middelen. 

Actualiteit BHV-beleid 

Binnen onze organisatie  controleert de office manager minimaal een keer per jaar de aanwezigheid van de middelen, de vluchtroute en actuele wijzigingen in het BHV-beleid. Ons streven is minimaal een BHV er te hebben binnen de organisatie echter door verloop lukt dat niet altijd. Daarnaast wordt er door corona thuisgewerkt waardoor het hebben van een BHV-er geen prioriteit heeft.

 

Calamiteiten

ORG

Organisatie » Veiligheid

 

Calamiteitenplan

Bij brand en/of ernstig letsel bel 112

Brand

Waarschuw personen in de directe omgeving van de brand

Breng personen, die gevaar lopen, in veiligheid

Ongeval met ernstig letsel

Indien nodig reanimeer het slachtoffer

Houdt het slachtoffer stabiel tot de hulpverlening aanwezig is

Melding

Indien de calamiteit plaats vindt bij de cliënt:

Meldt de calamiteit zo spoedig mogelijk bij het kantoor van Nieuw Leven kraamzorg

Slachtoffer

Slachtoffer niet verplaatsen, behalve indien dit bij brand noodzakelijk is. Bij slachtoffer blijven tot hulpverlening aanwezig is.

Algemene Richtlijn (bijna) ongevallen en schade

1.              In  geval van acute calamiteiten dient het alarmnummer 112 te worden gebeld.  Tijdens het gesprek wordt in het kort verteld om welke calamiteit het gaat, het adres wordt genoemd en welke hulp nodig is.

1.              Zo gauw zich de mogelijkheid voordoet stelt de zorgverlener de officemanager op de hoogte van de calamiteit: tel. 070-3949100 of (buiten kantoor uren) 06-55554980

1.              Voor  calamiteiten op het kantoor van Nieuw Leven kraamzorg alarmnummer 112 bellen onder vermelding van het soort calamiteit, het adres van Nieuw Leven kraamzorg en welke hulp gewenst is.

1.              In het kantoor hangt een brandblusapparaat.

 

1.              Bij (bijna) ongevallen en/ of schades stelt de medewerker zo spoedig mogelijk   de de officemanager op de hoogte. De medewerker of de officemanager vult het formulier melding (bijna) ongevallen en schade in. De directie draagt zorg  voor de contacten met de cliënt en de betreffende medewerker.

2.              Naar  aanleiding van de melding (bijna) ongeval en/ of schade bekijkt Nieuw Leven kraamzorg of  preventieve of correctieve maatregelen nodig zijn om in de toekomst (bijna) ongevallen en/of schades te voorkomen.

Ongeval meldingsformulier

Alle calamiteiten worden geregistreerd op een calamiteit- of incidentformulier. De betrokken medewerker vult dit formulier in.

Hoe handelt je en hoe moet je volgens de wet handelen? Om veilig en gezond te kunnen werken zijn regels opgesteld die zijn vastgelegd in de Arbowet. Hierin staan de rechten en plichten van werkgevers en werknemers. De inspectie SZW controleert de naleving van de Arbowet.

 

 

  

 

Storingen

ORG

Organisatie » Veiligheid

 

Hoe te handelen bij stroomuitval? 

1.              Neem contact op met ENGIE 088-4446650.

2.              Wacht op verdere instructies van ENGIE 

3.              Neem (indien het een langdurig probleem gaat zijn) contact op met de directeur en overleg hoe te handelen.

Hoe te handelen bij een internetstoring?

1.              Neem contact op met KPN 0800-0410.

2.              Wacht op verdere instructies van KPN 

3.              Probeer werk op te pakken waar geen internet voor nodig is.

Hoe te handelen bij een telefoonstoring?

Bereikbaarheid is essentieel voor ons, indien hier problemen mee zijn dient dit direct/ zsm opgelost te worden. Wanneer dit niet op korte termijn lukt is het raadzaam om de a terme clienten die thuis gaan bevallen te informeren en een alternatief nummer te bieden. Daarnaast kan er in overleg met de directeur besloten worden verloskundige en/ of de kraamafdeling/-hotels te informeren.

Vast

1.              Neem contact op met TelecoMKB 010-2680700.

2.              Wacht op verdere instructies van TelecoMKB

Mobiel

1.              Neem contact op met Tele 2 020-7501611

 

2.              Wacht op verdere instructies van Tele 2

Agendabeheer

ORG

Organisatie » Facilitaire zaken

 

Het doel van agendabeheer is het registreren van afspraken en inzicht in afspraken van collega’s. 

Alle kantoormedewerkers hebben de beschikking over een gezamenlijke digitale agenda. Iedereen dient zijn afspraken evenals vrije dagen, vakanties en dergelijke te vermelden in de agenda. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van de eigen 

 

De agenda-afspraak moet de volgende inhoud bevatten: 

1.              Datum;

2.              Tijdsduur;

3.              Activiteit;

4.              Aantal mensen;

5.              Contactpersoon;

 

6.              Vergader- of verblijfsruimte.

Nette werkplek

ORG

Organisatie » Facilitaire zaken

 

Om goed en optimaal te kunnen werken is het belangrijk om een opgeruimde werkplek te hebben. Een net en schoon bureau is hier een belangrijk onderdeel van. Een slordig en chaotisch bureau geeft geen goede indruk wanneer er gasten op kantoor komen. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor een opgeruimd bureau. 

Afspraken

1.              Alle bureaus worden één keer per week goed schoongemaakt. 

2.              Wanneer er bezoekers komen, dient iedereen zijn bureau netjes te maken en waar nodig is, schoon te maken. Zorg ervoor dat er geen rondslingerende papieren en vlekken op je bureau aanwezig zijn. 

Indien de tafel in de ontvangstruimte gebruikt is wordt deze ook netjes en waar nodig, schoongemaaktInhoud tab

Overlegruimtes

ORG

Organisatie » Facilitaire zaken

 

Ons kantoor heeft [aantal] plekken waar een overleg kan plaatsvinden. De ruimtes dienen er ten alle tijden toonbaar uit te zien. Laat de ruimte dus altijd netjes achter. De officemanager controleert de ruimte voordat er bezoek ontvangen wordt. 

Afspraak plannen 

Wanneer je een afspraak wilt plannen in een ruimte, dien je dat in overleg met de officemanager te doen. Zij noteert de afspraak in de agenda, zodat zichtbaar is voor collega’s dat de ruimte bezet is. 

Werkplek instellen

ORG

Organisatie » Facilitaire zaken

 

Bekijk hier een video met tips over het goed instellen van je werkplek:

Vakliteratuur

ORG

Organisatie » Facilitaire zaken

 

Huidige abonnementen 

Wij zijn geabonneerd op verschillende vakbladen om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen in onze branche. In onderstaand overzicht wordt bijgehouden op welke vakbladen wij geabonneerd zijn. 

Vakblad

Uitgever

Ingangsdatum

Prijs excl. BTW per jaar 

Ook digitaal?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Interessante vakbladen

Heb je interesse in een vakblad waarop wij niet geabonneerd zijn, dan kan je dit aangeven in het onderstaande schema. 

Vakblad

Uitgever

Ook digitaal?

 

 

 

 

 

 

Bekijk hier een video met tips over het goed instellen van je werkplek:Inhoud tab

Kernboodschap Kraamzorg

ORG

Organisatie

 

Via deze link vind je de kernboodschap van kraamzorg.

Routebeschrijving

ORG

Organisatie » Bezoekers

 

Routebeschrijving 

U vindt ons kantoor op de Aarnout Drostlaan 26, 2523 EM Den Haag

Plan hier uw route met Google Maps

 

Parkeergelegenheid

Voor ons pand is voldoende parkeergelegenheid, waar u gebruik van kunt maken. 

Overdag is het gratis, van 18.00-24.00uur is het betaald parkeren

Juli 2020 herzien SD

Schuiven naar boven