Handleiding
KEN | Kennisbank » Handleidingen |
Atermes: Inloggen met jouw inloggevens en dmv de authenticator app een beveiligingscode genereren en invullen. Lukt dit niet neem dan contact op met de officemanager.
Wanneer je erin zit en vragen hebt dan kun rechtsboven op het vraagteken klikken, daar worden de meest gestelde vragen beantwoord. Kom je er nog niet uit neem dan contact op met de officemanager.
Printer Aarnout Drostlaan: https://download.epson-europe.com/pub/download/3785/epson378553eu.pdf
Iphone en daarop geïnstalleerde apps: https://support.apple.com/nl_NL/manuals/iphone
Wetswijzigingen
KEN | Kennisbank » Wet- en regelgeving |
Bekijk alle recente wetswijzigingen met de NieuweWetten-app. Deze gratis app wijst u op alle wetswijzigingen.
Meldplicht datalekken
KEN | Kennisbank » Wet- en regelgeving |
Wet meldplicht datalekken
Inleiding
Om datalekken te voorkomen, moeten bedrijven en overheden die persoonsgegevens gebruiken deze volgens de Wet bescherming personengegevens (Wbp) beveiligen. De Wbp stelt dat organisaties hiervoor passende maatregelen tegen moet nemen. Organisaties dienen voordat ze over gaan tot het inzamelen van persoonsgegevens na te denken over de beveiliging hiervan. Mocht er eventueel alsnog sprake zijn van een datalek dan dient hiervan direct melding te worden gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Het doel van deze wet
Het doel van deze wet is om de betrokkene waarvan de gegevens zijn gelekt in staat te stellen om zich op de mogelijke gevolgen van het datalek voor te bereiden. Denk bijvoorbeeld aan het vervangen van een wachtwoord. Hoe eerder de betrokkene over het datalek geïnformeerd wordt, hoe eerder deze in actie kan komen.
Inhoud en toepassing van de wet
Wanneer spreek men van een datalek? Er is alleen sprake van een datalek als zich daadwerkelijk een beveiligingsincident heeft voorgedaan. Hierbij moet u denken aan bijvoorbeeld het kwijtraden van een USB, diefstal dan wel verlies van een laptop. Ook moet u denken aan een inbraak door een hacker.
Melding van een eventueel datalek kan worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens via het meldloket datalekken. Daarnaast dient het datalek ook worden gemeld aan de betrokkene indien het waarschijnlijk ongunstige gevolgen zal hebben voor diens persoonlijke levenssfeer. Er is alleen sprake van een beveiligingslek als in voorgaande situaties ook daadwerkelijk persoonsgegevens verloren gaan of als het datalek leidt tot een aanzienlijke kans op ernstige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens. Niet ieder datalek hoeft dus gemeld te worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bij het eventueel niet naleven van de regels kan een boete op worden gelegd.
Gevolgen van deze wet voor leden van Bo Geboortezorg
Indien leden van Bo Geboortezorg te maken krijgen met een datalek dienen ze dit ingevolge deze wet direct te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens via het meldloket datalekken. Denk aan de persoonsgegevens van cliënten en/of werknemers die op straat zouden kunnen komen te liggen. Als het datalek daadwerkelijk ongunstige gevolgen zou kunnen hebben voor de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene, dient er een melding gemaakt te worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en in sommige gevallen aan de betrokkene zelf.
Arbo-wet
KEN | Kennisbank » Wet- en regelgeving |
Arbeidsomstandighedenwet (Arbo-wet)
Inleiding
Volgens de Arbo-wet zijn werkgevers verplicht om een arbeidsomstandighedenbeleid te voeren en zodoende ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid en beroepsziekten te voorkomen.
In de wet komen onder meer aan de orde:
1. De uitgangspunten van het Arbobeleid;
2. de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E);
3. de organisatie van de arbeidsomstandigheden;
4. de ondersteuning door Arbodeskundigen;
5. de handhaving van de wet door de Arbeidsinspectie (inspectie SZW).
Het doel van deze wet
De overheid stelt doelen vast voor de veiligheid en gezondheid in bedrijven. Hierin staat beschreven welke mate van bescherming bedrijven moeten bieden aan werknemers, zodat zij veilig en gezond kunnen werken. De doelvoorschriften zijn opgenomen in de Arbo-wet, het Arbobesluit en de Arboregeling. Werknemers en werkgevers maken samen afspraken over hoe de doelen op het gebied van veilig en gezond werken worden bereikt.
Inhoud en toepassing van deze wet
De arbowet, het arbobesluit en de arboregeling vormen samen de doelvoorschriften.
1. Arbowet: De Arbowet vormt de basis van de arbowetgeving. Hierin staan de algemene bepalingen die gelden voor alle plekken waar arbeid wordt verricht (dus ook voor verenigingen en stichtingen). De Arbowet is een kaderwet. Dat betekent dat er geen concrete regels in staan. Die zijn verder uitgewerkt in het Arbobesluit en de Arboregeling.
1. Arbobesluit: Het Arbobesluit is een uitwerking van de Arbowet. Hierin staan de regels waar zowel werkgever als werknemer zich aan moeten houden om arbeidsrisico’s tegen te gaan. Deze regels zijn verplicht. Er staan ook afwijkende en aanvullende regels in voor een aantal sectoren en categorieën werknemers.
1. Arboregeling: De Arboregeling is weer een verdere uitwerking van het Arbobesluit. Het gaat hierbij om concrete voorschriften. Bijvoorbeeld de eisen waar arbeidsmiddelen aan moeten voldoen of hoe een arbodienst zijn wettelijke taken exact moet uitvoeren. Ook deze regels zijn verplicht voor werkgever en werknemer.
Werkgevers bekijken samen met de werknemers (via ondernemingsraad of personeelsvereniging) hoe aan deze doelvoorschriften het best voldaan kan worden. Dit wordt vastgelegd in een arbocatalogus. Organisaties kunnen zelf een arbocatalogus opstellen of zich aansluiten bij de arbocatalogus van hun branche. De kraamzorg maakt gebruik van de arbocatalogus VVT.
De Inspectie SZW toetst de arbocatalogi die voor een hele sector of branche worden opgesteld, om zeker te stellen dat aan de doelvoorschriften wordt voldaan. Organisaties moeten zich bij het opstellen en uitvoeren van een arbeidsomstandighedenbeleid en ziekteverzuimbeleid deskundig laten ondersteunen. Zo moet een RI&E worden getoetst door een gecertificeerde arbodienst of een gecertificeerde arbokerendeskundige.
Heeft u niet meer dan 25 werknemers in dienst, dan is die toetsing van de RI&E door een deskundige niet meer verplicht als u de (branche-erkende) ZorgRIE gebruikt.
Een werkgever kan kiezen:
1. voor een contract met een arbodienst: Voor de deskundige ondersteuning bij arbobeleid en verzuimbeleid kunt u kiezen voor een contract met een arbodienst. U bepaalt dan zelf hoe en met welke deskundige de preventie en begeleiding van ziekteverzuim wordt geregeld.
2. voor een maatwerkregeling: De ondernemingsraad moet instemmen met de eigen regeling. Voor maatwerk geldt een aantal voorwaarden.
Voorwaarden voor maatwerk:
1. u moet het over de door u gekozen vorm van arbodienstverlening eens zijn met uw werknemers via uw ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
2. u moet voor de beoordeling van uw risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E) een gecertificeerde arbodeskundige inschakelen.
3. voor ziekteverzuimbegeleiding, arbeidsgezondheidskundig onderzoek en aanstellingskeuringen moet een bedrijfsarts beschikbaar zijn.
Wetswijziging
In januari 2017 heeft de Eerste Kamer ingestemd met een wijziging van de Arbowet. Per 1 juli 2017 zijn er een paar veranderingen opgetreden in het contract tussen u als werkgever en de arbodienstverlener.
Het contract moet aan een aantal minimale eisen moeten voldoen. Zo moeten werknemers de mogelijkheid krijgen om de bedrijfsarts preventief (dus voordat er sprake is van verzuim) en op eigen initiatief te consulteren. Daarnaast krijgen werknemers recht om een second opinion te laten verrichten door een andere bedrijfsarts.
Alle contracten die worden afgesloten op of na 1 juli 2017 moeten direct voldoen aan de wettelijke vereisten. Als bestaande contracten met de arbodienstverlener niet aan de wettelijke vereisten voldoen, krijgt de werkgever één jaar de tijd (dus tot 1 juli 2018) om dit aan te passen. Dit kan door een addendum toe te voegen aan het huidige contract of door een nieuw contract af te sluiten.
Klik hier voor een samenvatting van de wijzigingen.
Gevolgen van deze wet voor leden van Bo Geboortezorg
De werkgever moet er in ieder geval voor zorgen dat hij:
1. Een arbeidsomstandighedenbeleid (arbobeleid, zie paragraaf 7.5) ontwikkeld.
2. Zo veel mogelijk gevaren voor de gezondheid van werknemers bij de bron aanpakt.
3. De inrichting van de arbeidsplaatsen, de werkmethoden, gebruikte arbeidsmiddelen en arbeidsinhoud zo veel als mogelijk aanpast aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemers.
4. Zo veel als mogelijk (‘redelijkerwijs kan worden gevergd’) monotone en tempogebonden arbeid voorkomt of beperkt.
5. Een risico- inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uitvoert en een Plan van Aanpak opstelt.
6. Zware ongevallen waarbij gevaarlijke stoffen betrokken zijn voorkomt of beperkt.
7. Voorlichting geeft aan de werknemers, o.a. op gebruik van arbeidsmiddelen maar ook omgang met agressie en geweld.
8. Arbeidsongevallen en beroepsziekten registreert en meldt(*)
9. Gevaar voor derden in verband met de arbeid die door de werknemers wordt verricht voorkomt.
10. Werknemers in de gelegenheid stelt om periodiek een arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan.
(*) Wanneer heeft u als werkgever een meldingsplicht bij Inspectie SZW?
Arbeidsongevallen die hebben geleid tot de dood, blijvend letsel of een ziekenhuisopname moeten direct aan de Inspectie SZW worden gemeld. Onder blijvend letsel wordt verstaan; amputatie, (deels) blindheid, chronische lichamelijke- of psychische klachten. Onder een ziekenhuisopname wordt verstaan dat een slachtoffer in het ziekenhuis wordt opgenomen, een poliklinische behandeling valt hier dus niet onder.
Als werkgever ben je verplicht om een arbeidsongeval dat tot de dood heeft geleid direct telefonisch te melden bij Inspectie SZW via gratis telefoonnummer 0800-5151. Overige meldingsplichtige arbeidsongevallen (blijvend letsel of een ziekenhuisopname) dient de werkgever direct digitaal te melden door het formulier op de website van Inspectie SZW in te vullen.
Let op! Voor het niet direct melden van een meldingsplichtig ongeval, wordt een boete opgelegd die kan oplopen tot €50.000,-.
Definitie arbeidsongeval
Het ongeval heeft plaatsgevonden als gevolg van werkzaamheden in een bedrijf of op een locatie. Het maakt niet uit of dit een vaste of mobiele werkplek is. Ongevallen in het woon-werkverkeer, dus onderweg van huis naar locatie / cliënt, vallen niet onder het begrip arbeidsongeval, tenzij ze plaatsvinden met voertuigen van de werkgever.
Voor meer informatie leest u hier de informatiebrief ‘Meldingsplichtige arbeidsongevallen’ van Inspectie SZW of kunt u op de website kijken.
Processen; besturen, waarmaken, regelen
KEN | Kennisbank » Processen |
Processen: in één keer goed
Een proces is een reeks samenhangende en terugkerende activiteiten gericht op het realiseren
van een bepaald doel. Werken in een proces is georganiseerd samenwerken: je weet van elkaar wat je doet en zorgt voor de afstemming van elkaars taken zodat het in één keer goed gaat en de klant tevreden is.
Processen zijn er altijd – of ze nu wel of niet zijn beschreven. En natuurlijk kent iedere organisatie zijn eigen unieke processen, er zijn altijd processen voor besturen, waarmaken en regelen. En ook binnen die hoofdgroepen kom je vaak dezelfde basisprocessen tegen.
Besturen
Samenwerken kan heel goed vanzelf gaan, maar er is altijd wel een bepaalde richting nodig. Waarom doen we wat we doen? Wat levert het op? Doen we het nog wel goed? Waar kunnen we verbeteren? Waar moeten we ingrijpen? En hoe zien we de ontwikkelingen in de komende vijf jaar? We onderscheiden de volgende processen:
1. Strategie: het proces waarin wordt vastgesteld welke missie, visie, doelstellingen en aanpak nodig zijn om de bedrijfscontinuïteit op lange termijn zeker te stellen.
2. Leiderschap: het proces waarbij het gaat om het voortbestaan en de ontwikkeling van de organisatie. Dat heeft te maken met visie en met het maken van keuzes en die met elkaar delen en er de inspiratie en motivatie uithalen.
3. Planning & control cyclus: het managementproces dat gaat over het opstellen van plannen voor het bereiken van strategische doelen, het rapporteren over de voortgang en sturen op resultaten.
4. Risicomanagement: de manier waarop risico’s die het bereiken van de strategische doelen in de weg kunnen staan, aangepakt worden – én hoe die beheerst kunnen worden.
5. Issuemanagement: het proces waarin maatregelen gezocht worden voor het doorvoeren van verbeteringen en het beheersen van risico’s.
Waarmaken
Iedere organisatie heeft een missie, iets wat ze wil waarmaken voor haar klanten, ook wel de belofte genoemd. De processen hebben te maken met de kern van activiteiten, met de business. Besturen en regelen staan ten dienste van deze processen:
1. Ontwikkelen: het ontwikkelen van producten en diensten om te voldoen aan de vraag en de eisen van de klant.
2. Marketing: het proces om kansrijke (nieuwe) doelgroepen te bereiken met een passend (nieuw) aanbod van producten en diensten.
3. Verkoop: het komen tot een overeenkomst met de klant voor het leveren van producten of diensten.
4. Uitvoeren: het uitvoeren van een dienst of het produceren van een product op basis van goedgekeurde specificaties of ontwerpen.
5. Aftersales: het krijgen van waardering en het vegroten van de kans op een herhalingsverkoop na de (op)levering van een product of dienst.
Regelen
Bij de groep ‘regelen’ staan processen én voorzieningen beschreven die wij goed geregeld moeten hebben. Net als bij besturen zijn ook deze van groot belang bij het ‘waarmaken’ voor de klant. Ze kunnen de organisatie enorm helpen om goed te functioneren en iedereen gemotiveerd te houden. We noemen ze hier in alfabetische volgorde:
1. Auditing: het uitvoeren van onderzoeken (auditen) van de uitvoeringspraktijk voor het waarborgen van de kwaliteit en het anticiperen op toezicht of externe controles.
2. Debiteurenbeheer: het proces waarbij ervoor gezorgd wordt dat er snel en correct betaald wordt.
3. Documentbeheer: de gedocumenteerde informatievoorziening ter ondersteuning van de bedrijfsvoering en de verantwoording daarvan.
4. Facilitaire zaken: voorzieningen voor de inrichting, het beheer en het gebruik van de bedrijfsruimtes.
5. HRM (Human Resource Management): proces voor het inzetten en ontwikkelen van medewerkers voor het realiseren van de doelen van de organisatie.
6. Inkoop: het inkopen van eenduidig gespecificeerde processen, producten of diensten.
7. Kwaliteit: instructies rondom kwaliteit en het kwaliteitmanagementsysteem.
8. Projectmanagement: proces voor het opzetten en uitvoeren van projecten.
9. Secretariaat: voorzieningen rond office-management.
Voor kwaliteitsmanagement is in de beschreven processen uitgegaan van een integrale benadering. Leiderschap en strategie hebben te maken met de richting van de organisatie en innovatie: doen we de goede dingen? Bij de processen voor de Planning & Controlcyclus, het Risicomanagement en Issuemanagement gaat het om sturen op resultaten, verbeteren en beheersen: doen we de dingen goed? Daarvoor worden ook instrumenten ingezet, zoals audits en klanttevredenheidsmetingen.
Modeleerconvent
KEN | Kennisbank » Processen |
Procesbeschrijvingen bestaan uit:
1. Door NLK beheerde informatie;
2. Algemene informatie;
3. Processchema;
4. Omschrijvingen.
De standaard-procesbeschrijvingen, zoals gepubliceerd op Scienta, voldoen volledig aan de modelleerconventie en zijn derhalve ook voorbeelden voor goed gebruik hiervan.
1. Door NLK beheerde informatie
Procestitel
In actieve vorm samengevatte bedoeling van het proces. Bestaat bij voorkeur uit één (werk)woord, mogelijk aangevuld met een zelfstandig naamwoord.
Versiedatum
Datum waarop de beschrijving voor het laatst is gewijzigd.
Auteur
De functietitel en naam van de auteur van de procesbeschrijving.
Daarnaast is het zinvol om data en functietitels/namen van reviewers van de procesbeschrijving vast te leggen, zodat traceerbaar is wie/wanneer de procesbeschrijving inhoudelijk heeft beoordeeld.
2. Algemene informatie
Procestitel
De titel van het proces.
Procesdoel
Beschrijf het doel van het proces in maximaal 20 woorden. Deze zin geeft antwoord op de vraag: Waarom vindt het proces plaats?
Vermijd clichés en succesfactoren. Voorkom herhaling van de titel. Wat is de essentie van het proces? Welk effect wordt beoogd met dit proces (outcome)?
Het procesdoel wordt ook beschreven bovenaan de omschrijving van het proces (onderdeel 3).
Proceseigenaar
Wie is binnen NLK de verantwoordelijke voor de juiste inrichting en realisatie van het proces? Wie mag er aangesproken worden als het proces niet goed verloopt?
Proces-eigenaarschap kan ook genuanceerder ingericht zijn, bijvoorbeeld door een procesverantwoordelijke en een dagelijkse procesmanager te benoemen die ervoor zorgt dat het proces start, loopt en blijft lopen.
Datum goedkeuring
Dit is de datum waarop het proces is goedgekeurd door de proceseigenaar. De proceseigenaar kan ook (aanvullende) goedkeuring voorleggen aan proceseigenaren van aansluitende processen.
Status
Procesbeschrijvingen hebben verschillende statussen waarmee de bruikbaarheid duidelijk wordt. De volgende statussen worden gehanteerd:
1. Definitief;
2. Concept;
3. Vervallen.
Toepassingsgebied van het proces (scope)
Omschrijving waar het proces op van toepassing is.
Materiedeskundigen
Medewerkers binnen de organisatie die kennis hebben van (de inhoud van) het proces. Zij kunnen hierop worden aangesproken.
Onderliggende wet- en regelgeving
Externe wet- en regelgeving waar het proces aan moet voldoen. Het is aanvullend goed om andere randvoorwaarden te benoemen waar het proces aan moet voldoen (interne regelgeving) i.v.m. compliance.
Relatie met andere processen
Verwijzing naar andere procesbeschrijvingen waar het onderliggende proces raakvlakken mee heeft.
Dit komt ook tot uiting in het bijbehorende processchema. Verder kan voor het leggen van relatie(s) met andere processen ook gebruik gemaakt worden van tags.
Procesverbetering
Omschrijving van (kritische) succesfactoren (KSF) en prestatie-indicatoren (PI).
KSF: Beperkt aantal factoren die van doorslaggevende betekenis zijn voor het succes van de organisatie als geheel. Hier kunnen meerdere PI’s bij horen.
3. Processchema
Een proces(schema) bestaat uit een (schematisering van) een aantal logisch samenhangende processtappen/activiteiten. In een schema zijn deze in volgorde uitgewerkt en volgens een duidelijke standaard vereenvoudigd gesymboliseerd.
Processymbolen
Het wordt afgeraden andere symbolen te gebruiken i.v.m. de leesbaarheid van het schema.
Grootte processchema
Het is aan te bevelen om het proces te beschrijven met minimaal 5 en maximaal 8 processtappen/activiteiten. Dit is afhankelijk van de grootte en complexiteit van het proces. Keuze-, toestand- of documentsymbolen tellen in principe niet mee voor dit aantal.
Richting procesflow
De flow in het processchema ‘loopt’ van boven naar beneden.
Processymbool: Activiteit
Een belangrijke stelregel is: eenheid in tijd, plaats, handeling en functie. Een activiteit wordt gekoppeld aan een medewerker die de activiteit uitvoert. De activiteit vindt in principe ook alleen plaats op een vaste plek.
De eerste activiteit in een schema heeft een duidelijke aanleiding/trigger zoals een document of toestand. Het is niet noodzakelijk om hier een symbool aan toe te kennen maar het is wel belangrijk dat de aanleiding in de beschrijving duidelijk gemaakt wordt.
De omschrijving van de (titel van de) activiteit begint met een werkwoord, mogelijk gevolgd door een zelfstandig naamwoord. De omschrijving van de activiteit is verder in actieve stijl geformuleerd vanuit de uitvoerende functionaris (‘De directeur stelt het document op …’).
Binnen de omschrijving wordt zo nodig verwezen naar onderliggende werkinstructies/documenten.
Processymbool: Toestand
Hiermee kunnen processen worden herleid tot duidelijke (deel)resultaten. Voor grotere procesbeschrijvingen kan het ook worden gebruikt als verbindend symbool, waarmee het schema in deelschema’s wordt opgeknipt.
Verder kan de ‘toestand’ ook worden gebruikt voor willekeurige situaties waarmee een proces kan worden getriggerd (zoals ‘jaarlijks’ of ‘klant aan balie’).
Processymbool: Keuzemoment
Hierbij gaat het niet om een activiteit, maar om een logisch gevolg van een activiteit. Een keuze kan ook een besluit zijn (waar dan impliciet een controle doorheen zit). In een keuzemoment staat een vraag (met vraagteken) die kan leiden tot bij voorkeur twee mogelijke vervolgen. Het positieve (goedkeurende, meest waarschijnlijke) vervolg is een pijl naar beneden en het negatieve gevolg is een pijl naar rechts (naar een nieuwe activiteit).
Het is te complex om twee keuzemomenten achter elkaar te modelleren. Het is dan wenselijk om de meerzijdige vragen die spelen te bundelen in één controle/keuzeactiviteit.
Als een controle tot drie vervolgen kan leiden, kun je misschien ook stellen dat de vraag niet goed geformuleerd is (of in een slechter geval de controle niet goed is ingericht). In de praktijk zie je dan uitkomsten als ‘ja, nee en misschien’ of ‘akkoord, niet akkoord en twijfel’.
Processymbool: Extern proces
Andere gedefinieerde processen waar naar wordt verwezen, zijn (goedgekeurde) processen binnen het managementsysteem van de gebruiker, maar bij uitzondering ook externe processen (van derden), waarmee dan eigenlijk ketenprocessen ontstaan.
In principe wordt slechts vanuit activiteiten verwezen naar externe processen. Als het externe proces het gevolg is van de activiteit dan staat het externe proces rechts van de activiteit. Het kan ook zijn dat een extern proces een aanleiding of input is voor een activiteit. In dat geval staat het externe proces links van de activiteit.
Externe processen kunnen ook ‘genesteld’ zijn in een schema van activiteiten: na een activiteit wordt verwezen naar een extern proces, waarna weer een activiteit volgt.
De externe activiteit hoeft niet met een pijl, maar mag ook met een lijn gekoppeld worden.
Processymbool: Relatie
Met pijlen (en bij uitzondering lijnen) worden alle processymbolen binnen het schema met elkaar verbonden. Het is onmogelijk dat een los symbool ‘zweeft’.
De pijlen/lijnen worden op vaste punten (midden aan het symbool) gehecht. Voor relaties die het gevolg zijn van een keuzemoment, wordt de pijl vergezeld van een tekst (ja, nee, akkoord, niet akkoord, etc.). Deze tekst staat boven of links naast de pijl.
Pijlen/lijnen mogen bij voorkeur niet kruisen.
Pijlen/lijnen kunnen (afgeronde) bochten maken en stromen bij voorkeur bovenin een symbool binnen.
Processymbool: Document (of systeemoutput)
Aan een activiteit kunnen documenten gekoppeld worden. Net als met externe processen kunnen deze documenten input/aanleiding zijn voor een activiteit. In dat geval staat het document links van de activiteit. Als output staat het rechts van de activiteit.
Voorbeelden van documenten zijn werkinstructies, checklists, handleidingen, externe documenten zoals richtlijnen en wettelijke grondslagen.
4. Omschrijvingen
Format voor vastlegging omschrijvingen
Voor beschrijvingen in activiteiten wordt onderstaande format gebruikt om de omschrijving verder uit te werken.
1. Input;
2. Omschrijving;
3. Output.
Toelichting
1. Werk bij input en output met korte opsommingen. Eventueel gebruikte symbolen moeten tenminste hier benoemd zijn.
2. Verwijs in omschrijving waar mogelijk naar onderliggende documenten (bijvoorbeeld werkinstructies).
3. Nummer (Koppen van) omschrijvingen niet.
4. Het format is hier terug te vinden.
Omschrijving van functies/rollen
Geef in de omschrijving tenminste één keer aan wie de uitvoerende is voor deze activiteit. Het is goed mogelijk om in omschrijvingen verantwoordelijkheden aan te merken. Ook kunnen andere kenmerken van functies worden benoemd, zoals verantwoordelijk, controlerend, raadgevend of informerend.
Vormeisen omschrijving activiteiten
1. Beschrijf in bedrijvende (en niet in de lijdende) vorm. De omschrijving is bedoeld voor gebruikers van de (eigen) organisatie. Desnoods mag ook in de ‘wij-vorm’ geschreven worden.
2. Beschrijf wat er gebeurt of gedaan moet worden, niet hoe het gebeurt.
3. Beschrijf de regel en niet de uitzondering.
4. Beschrijf beknopt en blijf bij de essentie van de processtap.
5. Gebruik zo veel mogelijk opsommingstekens en wees consequent met leestekens.
Vormeisen omschrijving overige activiteiten
1. Keuzemomenten hebben in principe geen omschrijving, behalve dat duidelijk moet zijn gemaakt wat de consequenties zijn van de keuze die wordt gemaakt. Ja-pijl leidt tot … Nee-pijl leidt tot …
2. In pijlen/relaties mag een kort woord (ja, nee, akkoord, etc.) worden gebruikt.
3. Externe processen, toestanden en documenten behoeven geen (achterliggende) omschrijving. Als hier wel behoefte aan is dan is dat ter verduidelijking (bijvoorbeeld waar het document te vinden is of wat precies met de toestand bedoeld wordt).
Vermijd hierbij het verwijzen naar documenten waarbij het versiebeheer is verwerkt in de titel.
Tips en valkuilen
Onderaan de omschrijvingen worden zo mogelijk ‘tips en valkuilen’ beschreven.
Processen; besturen, waarmaken, regelen
KEN | Kennisbank » Processen |
Processen: in één keer goed
Een proces is een reeks samenhangende en terugkerende activiteiten gericht op het realiseren
van een bepaald doel. Werken in een proces is georganiseerd samenwerken: je weet van elkaar wat je doet en zorgt voor de afstemming van elkaars taken zodat het in één keer goed gaat en de klant tevreden is.
Processen zijn er altijd – of ze nu wel of niet zijn beschreven. En natuurlijk kent iedere organisatie zijn eigen unieke processen, er zijn altijd processen voor besturen, waarmaken en regelen. En ook binnen die hoofdgroepen kom je vaak dezelfde basisprocessen tegen.
Besturen
Samenwerken kan heel goed vanzelf gaan, maar er is altijd wel een bepaalde richting nodig. Waarom doen we wat we doen? Wat levert het op? Doen we het nog wel goed? Waar kunnen we verbeteren? Waar moeten we ingrijpen? En hoe zien we de ontwikkelingen in de komende vijf jaar? We onderscheiden de volgende processen:
1. Strategie: het proces waarin wordt vastgesteld welke missie, visie, doelstellingen en aanpak nodig zijn om de bedrijfscontinuïteit op lange termijn zeker te stellen.
2. Leiderschap: het proces waarbij het gaat om het voortbestaan en de ontwikkeling van de organisatie. Dat heeft te maken met visie en met het maken van keuzes en die met elkaar delen en er de inspiratie en motivatie uithalen.
3. Planning & control cyclus: het managementproces dat gaat over het opstellen van plannen voor het bereiken van strategische doelen, het rapporteren over de voortgang en sturen op resultaten.
4. Risicomanagement: de manier waarop risico’s die het bereiken van de strategische doelen in de weg kunnen staan, aangepakt worden – én hoe die beheerst kunnen worden.
5. Issuemanagement: het proces waarin maatregelen gezocht worden voor het doorvoeren van verbeteringen en het beheersen van risico’s.
Waarmaken
Iedere organisatie heeft een missie, iets wat ze wil waarmaken voor haar klanten, ook wel de belofte genoemd. De processen hebben te maken met de kern van activiteiten, met de business. Besturen en regelen staan ten dienste van deze processen:
1. Ontwikkelen: het ontwikkelen van producten en diensten om te voldoen aan de vraag en de eisen van de klant.
2. Marketing: het proces om kansrijke (nieuwe) doelgroepen te bereiken met een passend (nieuw) aanbod van producten en diensten.
3. Verkoop: het komen tot een overeenkomst met de klant voor het leveren van producten of diensten.
4. Uitvoeren: het uitvoeren van een dienst of het produceren van een product op basis van goedgekeurde specificaties of ontwerpen.
5. Aftersales: het krijgen van waardering en het vegroten van de kans op een herhalingsverkoop na de (op)levering van een product of dienst.
Regelen
Bij de groep ‘regelen’ staan processen én voorzieningen beschreven die wij goed geregeld moeten hebben. Net als bij besturen zijn ook deze van groot belang bij het ‘waarmaken’ voor de klant. Ze kunnen de organisatie enorm helpen om goed te functioneren en iedereen gemotiveerd te houden. We noemen ze hier in alfabetische volgorde:
1. Auditing: het uitvoeren van onderzoeken (auditen) van de uitvoeringspraktijk voor het waarborgen van de kwaliteit en het anticiperen op toezicht of externe controles.
2. Debiteurenbeheer: het proces waarbij ervoor gezorgd wordt dat er snel en correct betaald wordt.
3. Documentbeheer: de gedocumenteerde informatievoorziening ter ondersteuning van de bedrijfsvoering en de verantwoording daarvan.
4. Facilitaire zaken: voorzieningen voor de inrichting, het beheer en het gebruik van de bedrijfsruimtes.
5. HRM (Human Resource Management): proces voor het inzetten en ontwikkelen van medewerkers voor het realiseren van de doelen van de organisatie.
6. Inkoop: het inkopen van eenduidig gespecificeerde processen, producten of diensten.
7. Kwaliteit: instructies rondom kwaliteit en het kwaliteitmanagementsysteem.
8. Projectmanagement: proces voor het opzetten en uitvoeren van projecten.
9. Secretariaat: voorzieningen rond office-management.
Voor kwaliteitsmanagement is in de beschreven processen uitgegaan van een integrale benadering. Leiderschap en strategie hebben te maken met de richting van de organisatie en innovatie: doen we de goede dingen? Bij de processen voor de Planning & Controlcyclus, het Risicomanagement en Issuemanagement gaat het om sturen op resultaten, verbeteren en beheersen: doen we de dingen goed? Daarvoor worden ook instrumenten ingezet, zoals audits en klanttevredenheidsmetingen.
Klik op de bewerken-knop om deze tekst te wijzigen. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Processen; besturen, waarmaken, regelen
KEN | Kennisbank » Processen |
Processen: in één keer goed
Een proces is een reeks samenhangende en terugkerende activiteiten gericht op het realiseren
van een bepaald doel. Werken in een proces is georganiseerd samenwerken: je weet van elkaar wat je doet en zorgt voor de afstemming van elkaars taken zodat het in één keer goed gaat en de klant tevreden is.
Processen zijn er altijd – of ze nu wel of niet zijn beschreven. En natuurlijk kent iedere organisatie zijn eigen unieke processen, er zijn altijd processen voor besturen, waarmaken en regelen. En ook binnen die hoofdgroepen kom je vaak dezelfde basisprocessen tegen.
Besturen
Samenwerken kan heel goed vanzelf gaan, maar er is altijd wel een bepaalde richting nodig. Waarom doen we wat we doen? Wat levert het op? Doen we het nog wel goed? Waar kunnen we verbeteren? Waar moeten we ingrijpen? En hoe zien we de ontwikkelingen in de komende vijf jaar? We onderscheiden de volgende processen:
1. Strategie: het proces waarin wordt vastgesteld welke missie, visie, doelstellingen en aanpak nodig zijn om de bedrijfscontinuïteit op lange termijn zeker te stellen.
2. Leiderschap: het proces waarbij het gaat om het voortbestaan en de ontwikkeling van de organisatie. Dat heeft te maken met visie en met het maken van keuzes en die met elkaar delen en er de inspiratie en motivatie uithalen.
3. Planning & control cyclus: het managementproces dat gaat over het opstellen van plannen voor het bereiken van strategische doelen, het rapporteren over de voortgang en sturen op resultaten.
4. Risicomanagement: de manier waarop risico’s die het bereiken van de strategische doelen in de weg kunnen staan, aangepakt worden – én hoe die beheerst kunnen worden.
5. Issuemanagement: het proces waarin maatregelen gezocht worden voor het doorvoeren van verbeteringen en het beheersen van risico’s.
Waarmaken
Iedere organisatie heeft een missie, iets wat ze wil waarmaken voor haar klanten, ook wel de belofte genoemd. De processen hebben te maken met de kern van activiteiten, met de business. Besturen en regelen staan ten dienste van deze processen:
1. Ontwikkelen: het ontwikkelen van producten en diensten om te voldoen aan de vraag en de eisen van de klant.
2. Marketing: het proces om kansrijke (nieuwe) doelgroepen te bereiken met een passend (nieuw) aanbod van producten en diensten.
3. Verkoop: het komen tot een overeenkomst met de klant voor het leveren van producten of diensten.
4. Uitvoeren: het uitvoeren van een dienst of het produceren van een product op basis van goedgekeurde specificaties of ontwerpen.
5. Aftersales: het krijgen van waardering en het vegroten van de kans op een herhalingsverkoop na de (op)levering van een product of dienst.
Regelen
Bij de groep ‘regelen’ staan processen én voorzieningen beschreven die wij goed geregeld moeten hebben. Net als bij besturen zijn ook deze van groot belang bij het ‘waarmaken’ voor de klant. Ze kunnen de organisatie enorm helpen om goed te functioneren en iedereen gemotiveerd te houden. We noemen ze hier in alfabetische volgorde:
1. Auditing: het uitvoeren van onderzoeken (auditen) van de uitvoeringspraktijk voor het waarborgen van de kwaliteit en het anticiperen op toezicht of externe controles.
2. Debiteurenbeheer: het proces waarbij ervoor gezorgd wordt dat er snel en correct betaald wordt.
3. Documentbeheer: de gedocumenteerde informatievoorziening ter ondersteuning van de bedrijfsvoering en de verantwoording daarvan.
4. Facilitaire zaken: voorzieningen voor de inrichting, het beheer en het gebruik van de bedrijfsruimtes.
5. HRM (Human Resource Management): proces voor het inzetten en ontwikkelen van medewerkers voor het realiseren van de doelen van de organisatie.
6. Inkoop: het inkopen van eenduidig gespecificeerde processen, producten of diensten.
7. Kwaliteit: instructies rondom kwaliteit en het kwaliteitmanagementsysteem.
8. Projectmanagement: proces voor het opzetten en uitvoeren van projecten.
9. Secretariaat: voorzieningen rond office-management.
Voor kwaliteitsmanagement is in de beschreven processen uitgegaan van een integrale benadering. Leiderschap en strategie hebben te maken met de richting van de organisatie en innovatie: doen we de goede dingen? Bij de processen voor de Planning & Controlcyclus, het Risicomanagement en Issuemanagement gaat het om sturen op resultaten, verbeteren en beheersen: doen we de dingen goed? Daarvoor worden ook instrumenten ingezet, zoals audits en klanttevredenheidsmetingen.
Klik op de bewerken-knop om deze tekst te wijzigen. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Juli 2020 herzien SD